Come far crescere la tua azienda con l’aiuto di un’Assistente Virtuale

 

(da Articolo di – su “Entrepreneur” – Traduzione da R. Fraschini)

La domanda che piu’ frequentemente si pone un’imprenditore, dopo aver con successo superato i primi sei mesi della propria startup, è : “ cosa posso fare ora per incrementare i miei affari e per far crescere la mia azienda?”

Per molti versi lo sviluppo del business rappresenta anch’esso un passo della fase startup, ma, in questo caso, con diverse mete, oggetti e rischi. L’imprenditore, in questa fase, non avrà ancora la capacità finanziaria per accollarsi grossi rischi e quindi dovrà muoversi di piu’ sul terreno della strategia. La soluzione migliore in questa fase? Integrare un’Assistente Virtuale che apporti svariati vantaggi al piano di azione.

1. Ridimensionare il bilancio.

La ragione principale per cui la gente assume delle assistenti virtuali è per ridurre il costo d’impresa. A differenza di un normale impiegato assunto a tempo pieno, un’assistente virtuale costa molto meno perché chi la “assume” non deve pagare contributi. Non sarà nemmeno necessario stanziare un fondo per spese di connessione internet, di elettricità e di affitto locali extra.Tutte questo tipo di spese sono a carico dell’assistente virtuale stessa, essendo lei una lavoratrice autonoma.

Le stime dimostrano che assumere un’assistente virtuale apporta un risparmio di più del 40% sulle spese totali d’azienda.

Questo risparmio puo’ essere cosi destinato ad altri aspetti della propria azienda, come, ad esempio, le campagne di digital marketing o l’aggiornamento dei propri sistemi operativi.

2. Ridimensionare il business.

Se tue statistiche mostrano un volume d’affari costante o in continuo aumento, ma il tempo medio per il raggiungimento degli obiettivi è diminuito, potrebbe essere arrivato il momento di ridimensionare il proprio business.

Ridimensionare richiede ulteriore personale per gestire e ridistribuire l’aumentato volume di lavoro. A questo punto l’ultima cosa che si vorrebbe è rischiare di non riuscire a “cavalcare l’onda” a causa di un servizio povero o di carenze di inventari: Quindi si valuterà l’aggiunta di nuovo personale, anche se, a causa dei costi che comporta, quello assunto a tempo pieno sarebbe meglio evitarlo.

Un’assistente Virtuale, invece, non solo farà risparmiare in questo senso, ma renderà il business flessibile. Come?

  • Gli assistenti virtuali non hanno orari di lavoro stabiliti quindi si può ricorrere a loro per quei momenti in cui l’attenzione richiesta è elevata.
  • Non si deve perdere troppo tempo per l’addestramento perché le assistenti virtuali hanno già l’esperienza e la competenza per portare avanti il lavoro.
  • Inoltre, grazie al fatto che le assistenti virtuali lavorano a contratto, nel caso qualcosa non funzionasse si può facilmente terminare il rapporto in essere e possono essere rimpiazzate con altre più adatte alle esigenze dell’azienda.

3. Organizzare il business.

Un grande punto debole della maggior parte degli imprenditori è la mancanza di capacità organizzativa. Questo non è necessariamente riportabile a un difetto della personalità dello stesso: è solo che con tanto lavoro da portare avanti, il bisogno di essere organizzati spesso lascia il posto primario ad altri compiti più importanti. Anche se l’organizzazione, si sa, coadiuva una maggiore produttività.

Fortunatamente questo punto debole, è invece il punto di forza di un’assistente virtuale , specialmente se ha l’esperienza adatta per aiutare a trovare il miglior sistema per tenere organizzata un’azienda. Se non siete particolarmente tecnologici, un ‘assistente virtuale puo’ insegnarvi e impostare una postazione virtuale dove tutto, dall’assegnazione dei compiti alla condivisione dei files, dalle tabelle orarie di lavoro alle comunicazioni puo’ essere gestito online.

Una postazione virtuale, in poche parole, rende facile delegare lavori, controllare lo stato degli stessi e collaborare frequentemente e facilmente con il proprio team virtuale. Si può cosi avere piu’lavoro portato a termine minimizzando il rischio di errori e sviste.

4. Delegare compiti non essenziali.

Altra buona ragione per contrattare un’assistente virtuale è per liberarsi da compiti non essenziali, i quali includono:

  • Copertura delle chiamate in entrata e uscita
  • Filtrare le emails
  • Gestione dell’agenda
  • Fissare gli appuntamenti
  • Gestione del rapporto con clienti
  • Gestione dei Social media
  • Preparazione delle buste paga
  • Piccola contabilità

Anche se l’imprenditore ha, probabilmente, le capacità per portare a termine tutti o gran parte di questi compiti, certamente, molto spesso, non ha il tempo necessario per farlo. Ma anche se l’avesse, questo tempo sarebbe speso meglio se usato per quei compiti strettamente legati al suo business e che sono direttamente connessi ad aumentare i ricavi.

 

5. Capitalizzare sulle specializzazioni.

Le assistenti virtuali non si limitano più ad offrire solo servizi segretariali. Nel corso degli anni, vista anche l’importanza assunta da Internet nell’ambiente del business globale, anche l’industria dell’assistenza virtuale ha subito una trasformazione. Nello specifico, ha aperto le porte ad abilità più specialistiche e tecniche in modo da poter essere in grado di rispondere a tutte le richieste con uno spettro più ampio di servizi.

Oggigiorno, infatti, si possono trovare Assistenti Virtuali specializzate in:

  • Creazione e sviluppo di siti Web
  • SEO
  • Content management services
  • Marketing digitale
  • Blogging
  • Sviluppo di Softwares
  • Trascrizioni mediche, legali e audio
  • Servizi di traduzione
  • Gestione degli inventari
  • Protezione e sicurezza dati
  • Ricerche di mercato

Questa è solo una breve lista degli 11 servizi più richiesti correntemente. Ma mostra come sia possibile costruire un team di assistenti virtuali che copra diverse aree di un’azienda.

  1. Costruire una Parnership strategica.

Un errore comune che la gente con poca familiarità col mondo degli assistenti virtuali fa è essere convinti di trovarsi di fronte a delle specie di „mercenari“: una volta completato il compito loro assegnato, vi lasceranno per il prossimo “datore di lavoro”. In realtà tutto questo è molto lontano da quello che è la realtà. Consideriamo, ad esempio, che gli assistenti virtuali sono lavoratori autonomi con un proprio business da portare avanti. Così come gli imprenditori, anche loro voglio far crescere il loro business e quindi è nel loro interesse portare a termine i compiti affidati loro nel migliore dei modi per non perdere nemmeno uno dei loro clienti.

Interesse comune è uguale a partnership strategica. E’ bene, quando si contratta un’assistente virtuale, portarla a contatto diretto con il proprio processo, indottrinarla alla cultura della propria azienda, aprire il piano virtuale e darle la possibilità di condividere idee. Questo tipo di collaborazione è un potente strumento che porterà il business dell’azienda al livello successivo. Quando entrambe le parti sono motivate a raggiungere un obiettivo comune, i risultati che si possono ottenere sono spettacolari.

Un’assistente virtuale, quindi, non è solo una persona contratta per completare un progetto da una location remota usando Internet. Se usata appropriatamente, un’assistente virtuale può diventare la giusta “arma segreta” per la costruzione del business dell’imprenditore che la contratta e per aumentare esponenzialmente la produttività della sua azienda.

 

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