Assistente Virtuale: perchè anche i Supereroi hanno il loro braccio destro :)

 

 

Anche a te sarà successo, come a chiunque gestisca un’attività in proprio, di arrivare a quel fatidico momento in cui fare tutto da solo diventa impossibile e un’aiuto diventa, tuo malgrado, indispensabile.

Cercare di dover seguire tutto da solo significa anche portare avanti quei piccoli compiti, quali possono essere, ad esempio, il gestire la tua casella email, aggiornare il tuo sito o i tuoi profili sui social network, che a lungo andare finiranno per ridurre sempre di più il tempo che avrai da dedicare a quella che invece dovrebbe essere la tua attività fondamentale..cioe’ il tuo business principale, quello che permette entrata di guadagno e crescita per la tua azienda.

La mia domanda è: Hai mai considerato l’idea di farti aiutare da un’assistente virtuale?

In situazioni come quelle sopra descritte diventa importante la capacità di dare la giusta priorità alle attività da svolgere direttamente ed immediatamente ed individuare con esattezza quali sono quelle che, invece, puoi affidare a qualcuno in grado di poterti aiutare a portarle a termine. Un’assistente virtuale è la soluzione ideale, in questi casi.

Ma chi è un’assistente virtuale? Per quanto se ne sia già parlato a lungo di questa figura professionale che, almeno all’estero, è già entrata a far parte delle figure più diffuse nel mercato dei professionisti autonomi, qui in Italia continua ad essere un po’ “la mosca bianca” della situazione, probabilmente perché ancora non si sono ben recepiti quali sono i benefici che si traggono nell’avvalersi dei suoi servizi.

L’assistente virtuale altro non è che una professionista qualificata con anni di esperienza alle spalle, che affianca imprenditori e liberi professionisti nello stesso modo in cui farebbe una segretaria in ufficio, operando, però, in remoto. Ecco il primo beneficio e risparmio che apporta: lavorare da remoto, con propri mezzi e macchinari, significa che non ha bisogno che gli sia fornita una postazione di lavoro con tutti i costi extra che ne conseguono.

Un’assistente virtuale, inoltre, viene “ingaggiata” solo quando se ne ha bisogno. Il che significa pagare solo per i servizi resi o per le ore di lavoro effettivamente svolte. Assumere personale fisso in ufficio per farsi aiutare, invece, implica dover pagare anche per i tempi morti (siamo onesti, quale lavoratore dipendente riesce ad occupare effettivamente tutti i giorni le sue otto ore con il lavoro che gli viene assegnato?), dover pagare contributi, e ferie e assenze per malattia o permessi (anche questi tutti tempi morti).

Ma come individuare quali compiti delegare ad una Assistente Virtuale?

La tabella delle 3 liste, di cui ho parlato nel mio post precedente, è il più valido aiuto in questo senso, perché permette di individuare facilmente cosa è importante che tu porti avanti personalmente e cosa, invece, puoi tranquillamente delegare ad altri.

Un altro “segreto” utile a questo scopo, è dividere le varie incombenze che la tua attività regolarmente richiede vengano portate avanti in 2 ulteriori blocchi:

Incombenze critiche – che sono quelle che per forza di cose solo tu puoi portare personalmente avanti.

Incombenze importanti e ma routinarie – che sono quelle che si possono tranquillamente delegare ad altri (la gestione delle email, appunto, ne è un’esempio…come anche l’organizzazione di un viaggio, l’aggiornamento di un sito internet..e tanto altro).

Una volta individuato tutto ciò, e scelto l’Assistente Virtuale da cui intendi farti affiancare, è di fondamentale stabilire anche un grado di priorità da assegnare alle attività man mano delegate. Stabilire un termine entro il quale un lavoro vuoi che sia portato a termine è importante e più risucirai ad essere dettagliato nel dare indicazioni in tal senso, più l’Assistente Virtuale che ti affianca riuscirà ad ottimizzare i tempi e a massimizzare l’efficienza nell’eseguire i compiti che le vengono affidati, quasi “plasmandosi” alle tue esigenze lavorative.

Ancora scettico? Beh, allora ti consiglio di cominciare col delegare solo dei compiti “di prova”. Sono certa che ti renderai velocemente conto dei benefici che la tua attività ne trarrà e finirai pian piano col delegare alla tua Assistente Virtuale sempre più compiti, perché si instaurerà un rapporto di fiducia e anche perché scoprirai che la lei sa fare molto di più di quello per cui l’hai ingaggiata.

Concluderei, peccando di fantasia e usando una “citazione” trita e ritrita, questo post con un bel: Provare per credere!

 

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